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Workflowmanager & Kopiererintegration
Arbeitsabläufe erleichtern mit dem jurXpert Workflowmanager, Dokumentvorschau und Kopiererintegration
Mit jurXpert bietet die ACP Gruppe eine Rechtsanwaltssoftware an, die zum Thema Professionelle Kanzleiorganisation neue Maßstäbe
setzt. Ständig neu entwickelte Lösungen wie der Workflowmanager, die Dokumentvorschau oder die leistungsfähige Integration von Multifunktionsgeräten renommierter Kopiererhersteller wie Canon, Xerox, Ricoh usw. zeugen von der hohen Innovationskraft des ACP-Teams und bewirken vor allem eines: Arbeitserleichterung für alle Kunden von jurXpert!
jurXpert Workflowmanager
Keine andere Software neben jurXpert unterstützt derart effizient den Workflow des peicherns von Dokumenten bzw. E-Mails, der anschließenden automatisierten Leistungserfassung und des von Bedingungen abhängigen Abrechnungsprozesses.
Erweitert wurden diese Funktionen mit der Neuentwicklung des sogenannten Workflowmanagers, der über das typische elektronische Posteingangsund -ausgangsbuch der Kanzlei weit hinausgeht.
Dieser wurde konzipiert, um die arbeitsteilige Erstellung von Dokumenten und E-Mails durch das Sekretariat und deren Kontrolle durch den Juristen so übersichtlich und effizient wie möglich zu gestalten.
Anhand eines praxisnahen Beispiels soll die Funktionsweise dieses neuen Tools anschaulich präsentiert werden:
- Der Jurist oder die Juristin diktiert mehrere Dokumente (Briefe, E-Mails, Verträge etc.)
- Diese werden sodann vom Sekretariat geschrieben und als Leistung verspeichert, als Leistungserbringer wird die diktierende Person erfasst. Der aktuelle Status (individuell einstellbar) für diese Dokumente wird bei Fertigstellung vom Sekretariat eingetragen (z. B. „Geschrieben”). Die Dokumente warten nun auf die Kontrolle durch die zuständige Person.
- Der Jurist oder die Juristin kontrolliert nun via Workflowmanager sein/ihr Dokument. Nun muss also zur Verbesserung der geschriebenen Dokumente nicht in jeden Akt einzeln Einsicht genommen werden. Zur Arbeitserleichterung können alle zu kontrollierenden Dokumente auf einmal geöffnet bzw. gedruckt werden.
- Änderungen können sofort vom Juristen oder der Juristin durchgeführt und gespeichert sowie die dafür angefallene Arbeitszeit erfasst werden, oder die Änderungen werden auf herkömmlichen Weg mittels Diktat oder per Anmerkungen am Papier wieder ins Sekretariat zur Überarbeitung delegiert - das Dokument kann dabei auf Wunsch in einer jeweils eigenen Version verspeichert werden.
- Der Jurist oder die Juristin ändert nun den Status der Leistung/des Dokuments (z. B. „Kontrolliert”), womit dieses sofort aus dieser Liste ausgeblendet wird.
Nun kann das Dokument vom Sekretariat nach dem gleichen Schema weiterverarbeitet werden (Ausdrucken, Abfertigen, per E-Mail versenden usw.). Statusänderung werden dabei automatisch protokolliert, sodass der Verlauf eines Dokuments jederzeit nachvollzogen werden kann.
Integration von Multifunktionsgeräten (Canon, Xerox, usw.) - Dokumentenvorschau
Fast jede Kanzlei hat eine Anwaltssoftware und ein leistungsfähiges Multifunktionsgerät im Einsatz. Beide Einrichtungen sind mittlerweile unabdingbare Musts eines Büros, aber nur wenige Kanzleien setzen diese beiden Tools im gemeinsamen Verbund ein. Dabei kann ein Multifunktionsgerät den Arbeitsablauf enorm erleichtern, wenn man eine so vielseitige und leistungsfähige Software wie jurXpert einsetzt. Mittels moderner Technik, u. a. den sog. Web Services, kommunizieren Gerät und Kanzleisoftware optimal miteinander. Entweder wird direkt in jurXpert gescannt oder sogar direkt am Multifunktionsgerät auf jurXpert zugegriffen! Und das ist das eigentlich Sensationelle: Das Ergebnis jedes Scanvorgangs kann über vordefinierte Einstellungen nicht nur als Dokument, sondern auch gleich fix als Leistung in jurXpert abgespeichert werden! Auch das nachträgliche Abtrennen von im Stapel eingescannten Dokumenten ist neuerdings in jurXpert möglich - die ebenfalls neu in jurXpert integrierte Dokumentvorschau erleichtert die rasche Zuordnung zum Akt, ohne das jeweilige Dokument nochmals öffnen zu müssen!
Optimalerweise hat man auch noch das in Österreich einzigartige jurXpert-Schnittstellenmodul zur Verfügung, denn dann ist das weitere Vorgehen der Archivierung unglaublich einfach.
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